Privacy en bescherming persoonsgegevens
Privacy en bescherming persoonsgegevens
Friends of Europe Esch verwerkt in een bepaald aantal gevallen persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacywetgeving (GDPR / AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft in beperkte mate impact op stichting Friends of Europe Esch.
Privacy statement
In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Friends of Europe Esch.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreekt men over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt Friends of Europe Esch persoonsgegevens?
Friends of Europe Esch verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Vrienden van onze stichting
- Kandidaten die zich op hebben gegeven voor onze lotingen
- Gastgezinnen
- Deelnemers aan (Europese) bijeenkomsten
Waarom verwerkt Friends of Europe Esch persoonsgegevens en welke zijn dit dan?
In vrijwel alle gevallen waarin Friends of Europe Esch persoonsgegevens verwerkt, betreft het naam, adres- en contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres. Met onze vrienden en gastgezinnen willen we graag goed contact onderhouden en natuurlijk willen we hen ook informeren over onze activiteiten en andere ontwikkelingen. Zeker met onze gastgezinnen is het van groot belang om voor, tijdens en na een bijeenkomst in Esch goed contact te kunnen onderhouden.
Van kandidaten voor lotingen hebben we naast bovenstaande gegevens, ook de leeftijd nodig om te bepalen of de kandidaat als jongere of volwassene mee wil loten. Wanneer een kandidaat wordt ingeloot, kunnen er aanvullende gegevens worden gevraagd, mede op verzoek van het organiserend comité (in het buitenland). Om vliegtickets te boeken, is het voor Friends of Europe Esch van belang om een kopie van het identiteitsbewijs te bezitten. Uiteraard geldt te allen tijde dat het bsn-nummer niet zichtbaar mag zijn.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe activiteit van Friends of Europe Esch of het Charter of European Rural Communities middels de nieuwsbrief. Wilt u alsnog niet benaderd worden voor deze doeleinden? Dit is eenvoudig aan te geven bij de secretaris via info@friendsofeurope.nl. Dit geldt eveneens voor foto- en videomateriaal dat wordt vervaardigd tijdens onze activiteiten. Wenst u alsnog dat uw beeltenis niet wordt gebruikt door Friends of Europe Esch voor promotiedoeleinden? U kunt dit eenvoudig aangeven bij onze secretaris via info@friendsofeurope.nl.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, verstrekken reisinformatie et cetera.
Hoe gaat Friends of Europe Esch met uw persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk bewaard. Digitale gegevens zijn versleuteld en beveiligd. Gegevens op papier worden zorgvuldig achter slot en grendel bewaard. In onderstaande tabel wordt aangegeven per categorie, welke gegevens Friends of Europe kan bewaren, wie hier toegang toe hebben en hoe lang Friends of Europe Esch de gegevens bewaard.
| Categorie | Type gegevens | Voor wie bestemd | Bewaartermijn |
| Ontvanger nieuwsbrief | Naam en e-mailadres | Dagelijks bestuur, jeugdcoördinator, webmaster. | Tot 1 jaar na uitschrijving |
| Betalend (jeugd)vriend | Naam, adres- en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) | Dagelijks bestuur, jeugdcoördinator in geval jeugdvrienden, webmaster, voorzitter organisatiecomité bijeenkomst in Nederland. | Tot 1 jaar na opzegging lidmaatschap |
| Kandidaat loting | Naam, adres- en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum. | Dagelijks bestuur, jeugdcoördinator in geval jeugdvrienden, webmaster. | Tot 5 jaar* na loting, tenzij kandidaat verzoekt tot vernietiging gegevens. |
| Gastgezin | Naam, adres- en contactgegevens. Gezinssamenstelling en aantal beschikbare slaapplaatsen. | Dagelijks bestuur, jeugdcoördinator, webmaster, voorzitter en contactpersoon gastgezinnen organisatiecomité bijeenkomst in Nederland | Tot 5 jaar* na uitoefenen functie gastgezin, tenzij gastgezin verzoekt tot vernietiging gegevens. |
| Deelnemer bijeenkomst | Naam, adres- en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres). Geboortedatum en door kandidaat ingevulde informatie op aanmeldformulier.
Kopie identiteitsbewijs |
Dagelijks bestuur, jeugdcoördinator, webmaster, organiserend comité buitenland, overige delegatieleden.
(betreft naam, adres- en contactgegevens, geboortedatum en door kandidaat ingevulde informatie op aanmeldformulier). Tevens kunnen gegevens gebruikt worden om (vlieg)tickets te boeken. |
Naam, adres- en contactgegevens: Tot 5 jaar* na deelname, tenzij deelnemer verzoekt tot vernietiging gegevens.
Kopie identiteitsbewijs, informatie deelnemersformulier: Tot 2 maanden** na de betreffende bijeenkomst |
* Voor de standaardperiode van vijf jaar is gekozen in verband met het lotings- en deelnamebeleid dat Friends of Europe Esch hanteert, waarbij kandidaten die de 5 jaar niet hebben deelgenomen aan een officiële bijeenkomst van het Charter of European Rural Communities, via de pottenstructuur meer kans maken om te worden ingeloot.
** Voor de standaardperiode van twee maanden na de betreffende bijeenkomst is gekozen in verband met mogelijke afhandeling van gebreken, administratieve zaken of andere aangelegenheden voortkomende uit de reis.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Friends of Europe Esch kunt u terecht bij de secretaris van Friends of Europe Esch, via info@friendsofeurope.nl.
Wijzigingen privacybeleid
Friends of Europe Esch behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Friends of Europe Esch zal dit echter niet doen alvorens u op de hoogte te stellen. Het privacybeleid is te allen tijde terug te vinden op de website www.friendsofeurope.nl of op te vragen bij de secretaris.
Disclaimer
De inhoud van www.friendsofeurope.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Friends of Europe Esch tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Friends of Europe expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.
Esch, 25 mei 2018